Rechnung schreiben als Freelancer: vom Auftrag zur Zahlung

Rechnung schreiben als Freelancer: Prüfe zuerst, welche Leistung du welchem Kunden zu welchem Preis berechnest. Übernimm dann die vereinbarten Stunden oder den Festpreis, wähle die für diesen Umsatz passende Rechnungsart, kontrolliere die Angaben und versende erst die fertige Rechnung. Verfolge danach, ob sie bezahlt wurde. Der Ablauf gilt auch, wenn du statt Stunden einen Tagessatz oder eine Projektpauschale abrechnest.

Hier geht es um den Weg vom Auftrag zur Zahlung. Für die gesetzlichen Pflichtangaben, Sonderfälle und E-Rechnungsfristen nutze den allgemeinen Rechnungsleitfaden. Falls dein Umsatz nach § 19 UStG steuerfrei ist, lies zusätzlich die Kleinunternehmer-Rechnungsanleitung. Die Regeln unterscheiden sich; eine Einheitsvorlage für alle Freelancer wäre irreführend.

1. Auftrag und Abrechnung abgleichen

Schau vor dem Schreiben in dein Angebot oder deinen Vertrag:

Wer ist der Rechnungsempfänger? Übernimm den tatsächlichen Auftraggeber und seine vollständigen Rechnungsdaten, nicht nur den Namen der Ansprechperson.
Was war vereinbart? Stundensatz, Tagessatz, Festpreis oder einzelne Meilensteine führen zu unterschiedlichen Positionen.
Was ist bereits erbracht? Beschreibe die abgeschlossene Leistung und den zugehörigen Zeitraum so, dass der Kunde sie dem Auftrag zuordnen kann.
Was ist zusätzlich angefallen? Kläre Mehrarbeit und Auslagen mit dem Kunden, bevor sie auf der Rechnung überraschend auftauchen.

Eine klare Leistungsbeschreibung spart Rückfragen. „Website-Beratung“ ist schwerer zuzuordnen als „Konzeption und Abstimmung der Kontaktseite, Projekt X, September 2026“. Welche Angaben rechtlich erforderlich sind, hängt von der Rechnungsart ab; die vollständige Checkliste nach § 14 UStG und UStDV steht im Hauptleitfaden.

2. Stunden, Tagessätze oder Festpreis in Positionen übersetzen

Bei Stundenabrechnung addierst du nur die Zeiten, die nach deiner Vereinbarung abrechenbar sind. Trenne Projektarbeit von interner Verwaltung. Vergleiche die Summe mit dem vereinbarten Budgetrahmen, bevor du eine Rechnung erzeugst.

Rechenbeispiel: Zwölf vereinbarte Stunden zu 85 € ergeben 1.020 € Entgelt vor einer gegebenenfalls anfallenden Umsatzsteuer. Das Beispiel legt weder deinen Steuersatz noch deine persönliche Steuerbehandlung fest. Es zeigt nur, wie Zeit und Preis zu einer Position werden.

Bei einem Tagessatz übernimmst du die vereinbarten Tage und beschreibst die Leistung. Prüfe, ob Anreise, Workshops oder Teil-Tage gesondert vereinbart wurden. Der Tagessatz-Rechner hilft bei der internen Umrechnung; die Rechnung folgt dem tatsächlichen Auftrag.

Bei einem Projektfestpreis schreibst du das vereinbarte Lieferobjekt oder den abgeschlossenen Meilenstein auf die Rechnung. Erfinde keine Stundenpositionen, wenn ihr pauschal abgerechnet habt. Die Projektabrechnung für Freelancer vertieft, wie du Zeit und Budget vorab kalkulierst.

Wer regelmäßig nach Stunden abrechnet, kann Zeiterfassung nutzen, um Projektzeiten und abrechenbare Einträge auseinanderzuhalten. Im SaaS-Rebels-Rechnungsbereich lassen sich abrechenbare Zeiteinträge in Rechnungspositionen übernehmen; prüfe sie vor dem Finalisieren gegen die Vereinbarung.

3. Steuerfall und Format vor dem Versand prüfen

Die Entscheidung, ob du Umsatzsteuer ausweist, lässt sich nicht allein aus dem Wort „Freelancer“ ableiten. Ein inländischer Umsatz nach § 19 UStG, ein regelbesteuerter Umsatz und ein Auftrag für einen Kunden im Ausland können unterschiedlich behandelt werden. Die Kleinunternehmer-Anleitung und der allgemeine Rechnungsleitfaden erklären die inländischen Standardfälle und ihre Grenzen. Für einen Auslandsfall prüfe Leistungsort und Rechnungsregeln gesondert.

Für betroffene inländische B2B-Umsätze gelten außerdem Regeln zur strukturierten E-Rechnung. Eine einfache PDF ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Die BMF-FAQ zur E-Rechnung erläutern aktuelle Ausnahmen und Übergangsfristen. Ob eine PDF für deinen Umsatz derzeit ausreicht, hängt vom Fall und gegebenenfalls von der Zustimmung des Empfängers ab.

SaaS Rebels bietet PDF-Rechnungen im Rechnungsbereich; XRechnung und ZUGFeRD sind im Rebel-Pro-Plan ausgewiesen. Wähle Format und Tarif nach den Anforderungen deines Kunden. Ein PDF-Export im Free-Plan ersetzt keine nötige strukturierte E-Rechnung.

4. Fertige Rechnung prüfen und versenden

Vor der Freigabe lohnt ein kurzer Abgleich:

Stimmen Auftraggeber, Rechnungsart, Leistung und Betrag?
Passt jede Position zum Angebot und zu deinen erfassten Zeiten?
Sind die für den konkreten Fall nötigen Angaben und das Format vorhanden?
Kannst du die fertige Rechnung dem Auftrag später eindeutig zuordnen?

Die gesetzlichen Mindestangaben nach § 14 UStG gelten nicht unverändert für jede Rechnung: Für Kleinbeträge und nach § 19 UStG steuerfreie Kleinunternehmerumsätze enthalten § 33 UStDV und § 34a UStDV Vereinfachungen. Deshalb gehört die Fallprüfung vor den Klick auf „Finalisieren“.

Ein Rechnungstool kann Kundendaten und Positionen übernehmen, Nummern vergeben und eine PDF erstellen. Die Prüfung des richtigen Steuerfalls und der tatsächlichen Leistung bleibt bei dir. Korrigiere einen Fehler nach dem Versand anhand des konkreten Falls; § 31 Abs. 5 UStDV erlaubt unter Voraussetzungen ein Berichtigungsdokument mit eindeutigem Bezug zur ursprünglichen Rechnung. Nicht jeder Fehler verlangt eine vollständige Stornierung.

5. Zahlung verfolgen und nächsten Auftrag besser kalkulieren

Halte fest, wann du die Rechnung versendet hast, welches Zahlungsziel vereinbart wurde und ob der Betrag eingegangen ist. Bei ausbleibender Zahlung prüfe zuerst Rechnung und Vereinbarung, bevor du nachfasst. Der Rechnungsbereich zeigt den Status von Entwurf über versendet bis bezahlt; so verlierst du offene Forderungen nicht aus dem Blick.

Nach Zahlung kannst du Angebot und tatsächlichen Aufwand vergleichen: Wie viele Stunden waren kalkuliert, wie viele abrechenbar, wie viel Nacharbeit fiel an? Diese Rückschau verbessert deinen nächsten Festpreis oder Stundensatz. Wenn dir die Basis dafür fehlt, beginne mit dem Stundensatz-Kalkulator.

Vom erfassten Aufwand zur Rechnung: Sieh dir den Rechnungsbereich von SaaS Rebels an. Du kannst Kundendaten und abrechenbare Zeit übernehmen und die fertige Rechnung als PDF exportieren. Prüfe Steuerfall und Format vor dem Versand.

Häufige Fragen

Wie schreibe ich meine erste Rechnung als Freelancer?

Beginne mit Auftrag, Kunde, vereinbartem Preis und erbrachter Leistung. Erstelle passende Positionen, prüfe Steuerfall und Pflichtangaben, finalisiere und versende die Rechnung. Der Hauptleitfaden zu Rechnungsangaben hilft beim rechtlichen Teil.

Wie rechne ich Projektstunden ab?

Addiere die vereinbarten, tatsächlich abrechenbaren Stunden und multipliziere sie mit dem vereinbarten Stundensatz. Beispiel: 12 × 85 € = 1.020 € Entgelt vor einer gegebenenfalls anfallenden Umsatzsteuer. Beschreibe Leistung und Zeitraum nachvollziehbar.