Kleinunternehmer-Rechnung 2026: Pflichtangaben nach § 19 UStG

Kurzantwort: Für einen in Deutschland nach § 19 UStG steuerfreien Umsatz schreibst du den Rechnungsbetrag ohne gesonderten Umsatzsteuerausweis und ergänzt einen eindeutigen Hinweis auf die Kleinunternehmer-Steuerbefreiung. Pflicht sind unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer, USt-IdNr. oder gegebenenfalls Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum und eine konkrete Leistungsbeschreibung. § 34a UStDV enthält die vollständige Liste.

Diese Anleitung betrifft inländische Umsätze, für die § 19 UStG tatsächlich gilt. Bei Leistungen ins Ausland, dem Bezug ausländischer Leistungen oder speziellen Steuerbefreiungen kann eine andere Rechnung oder Erklärung nötig sein. Kläre zuerst den Leistungsort und die Steuerart.

Gilt die Kleinunternehmerregelung 2026 für dich?

Nach § 19 Abs. 1 UStG darf der maßgebliche Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreiten. Maßgeblich ist der tatsächliche Umsatz, nicht bloß eine Prognose. Der Umsatz, mit dem die laufende Grenze überschritten wird, ist bereits nicht mehr nach § 19 steuerfrei. Bei einer Neugründung gilt im ersten Jahr eine 25.000-€-Grenze, ohne Hochrechnung auf zwölf Monate. Das erläutert das BMF-Schreiben zur Neufassung der Kleinunternehmerregelung.

Die Umsatzgrenzen allein genügen nicht, wenn du wirksam auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet hast. Nach § 19 Abs. 3 UStG bindet dich ein solcher Verzicht mindestens fünf Kalenderjahre. Prüfe deshalb auch deine bisherige Wahl gegenüber dem Finanzamt.

Keine Vorsteuer bedeutet: Die Umsatzsteuer auf betriebliche Einkäufe bleibt grundsätzlich Kostenbestandteil. Die vereinfachte Behandlung deiner eigenen Umsätze schließt andere Steuerschulden nicht aus. Bei bestimmten Eingangsleistungen aus dem Ausland oder einem unrichtigen Steuerausweis können auch Kleinunternehmer Umsatzsteuer schulden und erklären müssen; § 18 Abs. 4a UStG regelt die Erklärung für betroffene Zeiträume.

Diese Angaben gehören auf deine Kleinunternehmer-Rechnung

Für einen nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreien Umsatz verlangt § 34a UStDV:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und dem Leistungsempfänger.
2. Deine Steuernummer oder USt-IdNr. oder, falls erteilt, Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.
3. Datum der Ausstellung.
4. Menge und Art der Ware beziehungsweise Umfang und Art der Leistung.
5. Entgelt in einer Summe und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.
6. Das Wort „Gutschrift“, falls der Kunde die Rechnung nach vorheriger Vereinbarung in deinem Namen erstellt.

Ein verständlicher Hinweis ist: „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“ Ein bestimmter Wortlaut ist nicht vorgeschrieben; die Steuerbefreiung muss eindeutig erkennbar sein. Das bestätigt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.7a.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer und ein Leistungsdatum nennt § 34a für diesen vereinfachten Inlandfall nicht als Mindestangaben. Sie sind dennoch hilfreich, um Zahlung, Auftrag und Rechnung später eindeutig zuordnen zu können. Bei Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag erlaubt § 33 UStDV weitere Erleichterungen; auch dort gehört der Hinweis auf die Kleinunternehmer-Steuerbefreiung hinein. Die Kleinbetragsregel gilt nicht für alle grenzüberschreitenden oder Reverse-Charge-Fälle.

Muster: Inländische Designleistung

Eine interne Rechnungsnummer und ein Zahlungsziel kannst du ergänzen. Weise keinen Steuerbetrag aus. Die Bezeichnungen „Netto“ oder „Brutto“ allein erzeugen nicht automatisch eine Steuerschuld; entscheidend ist, ob Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen wird. Ein falscher Steuerausweis kann nach § 14c UStG eine eigene Steuerschuld auslösen und muss sorgfältig berichtigt werden.

E-Rechnung: Empfangen ja, ausstellen nicht generell

Seit 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt zunächst. Eine einfache PDF ist keine strukturierte E-Rechnung. Für eigene nach § 19 steuerfreie Umsätze darfst du aufgrund § 34a UStDV weiterhin Papier oder mit Zustimmung des Empfängers eine PDF als sonstige Rechnung verwenden. Du kannst freiwillig ein geeignetes strukturiertes Format einsetzen. Die BMF-FAQ zur E-Rechnung erläutern Empfang, Formate und Ausnahmen.

EU-Kunde oder ausländisches Software-Abo?

Die deutsche Kleinunternehmer-Steuerbefreiung entscheidet nicht allein, wie du eine Rechnung an einen EU-Kunden ausstellst. Bei einer grenzüberschreitenden B2B-Dienstleistung können Leistungsort, Steuerschuld des Empfängers, Rechnungsangaben und Meldepflichten anders sein. Eine USt-IdNr. und eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer erfüllen unterschiedliche Zwecke. Für EU-weite Kleinunternehmerbefreiungen gibt es das gesonderte Verfahren nach § 19a UStG. Prüfe den konkreten Umsatz, bevor du einen deutschen §-19-Hinweis oder „Reverse Charge“ auf die Rechnung setzt.

Auch beim Einkauf kann eine Steuerpflicht entstehen, obwohl deine eigenen inländischen Rechnungen steuerfrei sind. Unser Reverse-Charge-Leitfaden für Kleinunternehmer erklärt die Eingangsperspektive. Ersetze die Prüfung der tatsächlichen Rechnung und des Leistungsorts nicht durch eine pauschale Liste bekannter Software-Anbieter.

Checkliste vor dem Versand

• Gilt § 19 UStG für diesen Umsatz und unterschreitest du die maßgeblichen Grenzen?
• Sind beide Parteien, deine Steuerkennung, Datum, Leistung und Entgelt angegeben?
• Ist die Kleinunternehmer-Steuerbefreiung eindeutig genannt und kein Steuerbetrag ausgewiesen?
• Sind Rechnung und Zahlung für deine Buchführung eindeutig zuzuordnen?
• Liegt ein Auslands-, Reverse-Charge- oder anderer Sonderfall vor, den du gesondert prüfen musst?

Für allgemeine Rechnungen mit Steuerbetrag lies Rechnung schreiben als Selbstständiger. Wenn du prüfen willst, ob sich die Kleinunternehmerregelung wirtschaftlich lohnt, nutze den Vergleich mit der Regelbesteuerung.

Quellen, geprüft am 01.10.2026: §§ 18, 19, 19a und 14c UStG, §§ 33 und 34a UStDV, BMF-Schreiben zur Kleinunternehmerregelung und BMF-FAQ zur E-Rechnung.