Rechnung schreiben als Selbstständiger: Pflichtangaben 2026

Kurzantwort: Für eine übliche inländische Unternehmensrechnung über 250 € brauchst du unter anderem beide Namen und Anschriften, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine einmalige Rechnungsnummer, eine konkrete Leistungsbeschreibung, den Leistungszeitpunkt sowie Entgelt und Steuerangaben. Für Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 € gelten vereinfachte Regeln. Prüfe zuerst, welcher Fall auf dich zutrifft; eine starre Liste mit „zehn Pflichtangaben für jede Rechnung“ führt in die Irre. Grundlage sind § 14 UStG, § 33 UStDV und § 34a UStDV.

Dein Fall	Was gilt für die Angaben?	Format 2026
Regelbesteuerte inländische B2B-Leistung über 250 €	§ 14 Abs. 4 UStG; Sonderfälle können weitere Angaben verlangen	E-Rechnung ist der Regelfall, Papier oder PDF sind noch übergangsweise möglich
Rechnung bis 250 € Gesamtbetrag	Vereinfachte Angaben nach § 33 UStDV; nicht für bestimmte grenzüberschreitende oder Reverse-Charge-Leistungen	Sonstige Rechnung bleibt zulässig
Inländischer Kleinunternehmerumsatz nach § 19 UStG	Vereinfachte Angaben und Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 34a UStDV	Papier oder mit Zustimmung des Empfängers PDF bleiben zulässig

Die Sechsmonatsfrist zur Rechnungsausstellung aus § 14 Abs. 2 UStG betrifft insbesondere Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen und an juristische Personen. Sie gilt nicht pauschal für jeden Privatkundenumsatz. Für grenzüberschreitende Leistungen können andere Fristen und Angaben nach § 14a UStG gelten.

Pflichtangaben für eine normale Rechnung nach § 14 UStG

Wenn du regelbesteuert bist und eine Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG ausstellst, prüfe diese Angaben:

Name und vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden.
Deine Steuernummer oder USt-IdNr. Eine der beiden Nummern genügt im Regelfall.
Ausstellungsdatum der Rechnung.
Einmalig vergebene Rechnungsnummer. „Fortlaufend“ bedeutet identifizierbar und einmalig; eine lückenlose Zahlenfolge ist nicht zwingend.
Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung. „Beratung Webdesign-Konzept, 8 Stunden“ ist hilfreicher als nur „Beratung“.
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Nach § 31 Abs. 4 UStDV kann der Leistungsmonat genügen.
Entgelt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt sowie vorab vereinbarte Nachlässe, soweit sie nicht schon berücksichtigt sind.
Steuersatz und Steuerbetrag oder bei einem steuerfreien Umsatz ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

In bestimmten Fällen kommen weitere Angaben hinzu, etwa der Aufbewahrungshinweis bei Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück oder das Wort „Gutschrift“, wenn der Kunde vereinbarungsgemäß abrechnet. Die vollständige Liste steht in § 14 Abs. 4 UStG.

Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Bis einschließlich 250 € Gesamtbetrag reichen nach § 33 UStDV Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Gesamtbetrag und Steuersatz beziehungsweise der Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Empfängeranschrift, Steuernummer und Rechnungsnummer sind dann grundsätzlich nicht erforderlich. Diese Vereinfachung gilt unter anderem nicht für Leistungen nach § 13b UStG; prüfe den Sonderfall vor dem Versand.

Rechnung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Bei einem in Deutschland steuerfreien Kleinunternehmerumsatz weist du keinen Umsatzsteuerbetrag aus. Die Rechnung enthält nach § 34a UStDV Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer, USt-IdNr. oder gegebenenfalls Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, die konkrete Leistung, das Entgelt in einer Summe und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Eine Rechnungsnummer und ein Leistungsdatum sind für diesen vereinfachten Inlandfall nach § 34a nicht ausdrücklich vorgeschrieben; für eine nachvollziehbare Buchführung sind sie dennoch sinnvoll.

Ein verständlicher Hinweis lautet: „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“ Vermeide eine separate Zeile „0 % Umsatzsteuer“ oder einen ausgewiesenen Steuerbetrag. Die Umsatzgrenzen nach § 19 UStG liegen bei 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Ein wirksamer Verzicht auf die Regelung bindet jedoch mindestens fünf Kalenderjahre; weitere Besonderheiten und die unmittelbare Wirkung beim Überschreiten der laufenden Grenze erklärt unser Kleinunternehmer-Rechnungsleitfaden.

Die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer ist kein allgemeiner Ersatz für eine USt-IdNr. bei EU-Geschäften. Für grenzüberschreitende Leistungen gelten eigene Regeln; übernimm einen deutschen §-19-Hinweis nicht ungeprüft auf jede Auslandsrechnung.

Ohne Gewerbe oder ohne Steuernummer abrechnen?

Freiberufler können ohne Gewerbeanmeldung selbstständig sein. Ob eine Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist, hängt vom Einzelfall ab; für beide gelten bei unternehmerischen Umsätzen die Rechnungsregeln. Eine einmalige private Veräußerung ist dagegen nicht automatisch eine unternehmerische Rechnung mit Umsatzsteuerausweis.

Ist deine Steuernummer noch nicht zugeteilt, ersetze die nach § 14 Abs. 4 oder § 34a UStDV erforderliche Nummer nicht mit „beantragt“. Kläre die Zuteilung mit dem Finanzamt und stimme mit deinem Kunden ab, wann eine vollständige Rechnung vorliegt. Für manche Auslandsfälle ist außerdem eine USt-IdNr. erforderlich.

E-Rechnung 2026: Empfang, Versand und Ausnahmen

Eine einfache PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn, weil ihr der strukturierte Datensatz fehlt. In Deutschland übliche strukturierte Formate sind XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile. Das erklärt das BMF in seinen E-Rechnungs-FAQ, Stand März 2026.

Empfang: Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen einschließlich Kleinunternehmern E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt zunächst ein E-Mail-Postfach; zum Lesen einer XRechnung brauchst du gegebenenfalls einen Viewer.
Versand 2025/2026: Bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen darf jeder Rechnungsaussteller übergangsweise noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein einfaches PDF verwenden.
Versand 2027: Die Übergangsregel für sonstige Rechnungen gilt weiter, wenn der Vorjahresumsatz des Ausstellers höchstens 800.000 € betrug.
Ab 2028: Nach Ende der Übergangsfristen ist bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich eine E-Rechnung nötig. Ausnahmen bleiben bestehen, unter anderem für Kleinbeträge und Leistungen von Kleinunternehmern.

Die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung betrifft nicht pauschal alle Rechnungen: B2C-Umsätze und viele steuerfreie Leistungen liegen außerhalb dieser B2B-Formatpflicht. Eine Rechnungsausstellung kann unabhängig davon erforderlich sein, zum Beispiel bei bestimmten Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen nach § 14 Abs. 2 UStG. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen nach § 34a UStDV weiterhin als sonstige Rechnung ausstellen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Die BMF-FAQ nennen die Ausnahmen und Fristen im Detail.

Rechnung prüfen, korrigieren und aufbewahren

Vor dem Versand helfen drei Fragen: Passt die Rechnungsart zu meinem Umsatz? Sind Kunde, Leistung und Betrag eindeutig? Stimmt das Format für diesen Empfänger und Zeitpunkt? Bei einer fehlerhaften Rechnung können fehlende oder falsche Angaben mit einem Dokument berichtigt werden, das die ursprüngliche Rechnung eindeutig bezeichnet; § 31 Abs. 5 UStDV beschreibt das Verfahren. Eine Berichtigung ist nicht in jedem Fall ein vollständiges Storno.

Nach § 14b UStG sind ausgestellte und empfangene Rechnungen umsatzsteuerlich acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil im ursprünglichen Zustand erhalten bleiben. Weitere Aufbewahrungspflichten und laufende Prüfungen können im Einzelfall eine längere Sicherung erfordern; beachte dazu die BMF-FAQ zur Archivierung.

Vorlage oder Rechnungsprogramm?

Eine Vorlage kann für einfache Fälle genügen, wenn du Pflichtangaben, eindeutige Nummern und unveränderte Aufbewahrung selbst sicherstellst. Bei häufigen Rechnungen hilft ein Programm beim Übernehmen von Kundendaten, Nummerieren und Korrigieren. Prüfe die tatsächlich angebotenen Formate: Der SaaS-Rebels-Rechnungsbereich bietet PDF-Export und Anbindung an die Zeiterfassung. Für strukturierte E-Rechnungen sind XRechnung und ZUGFeRD im Rebel-Pro-Plan verfügbar; prüfe das benötigte Format für deinen Empfänger.

Checkliste für deine nächste Rechnung

Empfänger und Umsatz einordnen: B2B, B2C, Kleinunternehmer, Kleinbetrag oder Ausland?
Passende Angaben aus § 14 UStG beziehungsweise § 33 oder § 34a UStDV übernehmen.
Leistung und Leistungszeitpunkt verständlich beschreiben, soweit erforderlich.
Steuerbetrag nur ausweisen, wenn er für diesen Umsatz tatsächlich anfällt.
Versandformat und Empfangsmöglichkeit nach den aktuellen E-Rechnungsregeln prüfen.
Rechnung und gegebenenfalls strukturierten Datensatz unverändert archivieren.

Für die Spezialfälle findest du vertiefende Anleitungen zu Kleinunternehmer-Rechnungen, typischen Rechnungsfehlern und E-Rechnungen.

Quellen, geprüft am 01.10.2026: § 14 UStG, § 14b UStG, § 19 UStG, §§ 31, 33 und 34a UStDV, BMF-FAQ zur E-Rechnung.