E-Rechnung-Pflicht für Selbstständige: Fristen 2026–2028

Stand: 1. Oktober 2026.

E-Rechnung-Pflicht: die kurze Antwort

Empfangen musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, wenn du in Deutschland unternehmerisch tätig bist. Das gilt auch für Freelancer und Kleinunternehmer; ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg. Ausstellen müssen regelbesteuerte Unternehmer für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich eine E-Rechnung. Für Umsätze bis Ende 2026 dürfen sie noch Papier oder mit Zustimmung des Empfängers ein einfaches PDF nutzen. Betrug ihr Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro, gilt diese Übergangsregel auch für Umsätze im Jahr 2027. Ab 2028 endet sie. Rechnungen über Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG dürfen dagegen auch danach als sonstige Rechnung ausgestellt werden. BMF-FAQ, Fragen 4, 11 und 12, § 27 Abs. 38 UStG, § 34a UStDV.

Für Leistungen im Jahr	Regelbesteuerte Aussteller	Kleinunternehmer nach § 19 UStG
2025–2026	Papier weiterhin möglich; einfaches PDF nur mit Zustimmung	Sonstige Rechnung weiterhin möglich
2027	Dieselbe Wahl bei höchstens 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr; darüber grundsätzlich E-Rechnung	Sonstige Rechnung weiterhin möglich
Ab 2028	Bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnung	Sonstige Rechnung weiterhin möglich

Die Fristen richten sich nach dem Zeitpunkt des Umsatzes, nicht allein nach dem Versanddatum der Rechnung. Neben der Umsatzschwelle gibt es für bestimmte nicht konforme EDI-Verfahren eine Übergangsregel bis Ende 2027. Eine E-Rechnung darfst du freiwillig schon früher ausstellen. BMF-FAQ, Fragen 2 und 11.

Was zählt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die elektronisch verarbeitet werden können. Ein normales PDF, ein Scan oder eine Word-Datei ist seit 2025 nur eine sonstige Rechnung, auch wenn du sie per E-Mail verschickst. Das Format muss grundsätzlich der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ein anderes zwischen Aussteller und Empfänger vereinbartes Format ist ebenfalls möglich, wenn sich die erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein normkonformes oder interoperables Format extrahieren lassen. Es gibt also keine gesetzliche Beschränkung auf genau zwei Dateiformate. § 14 Abs. 1 UStG, BMF-FAQ, Fragen 2 und 7.

XRechnung ist ein in Deutschland übliches XML-Format. Um den Inhalt bequem zu lesen, brauchst du einen Viewer. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit strukturierten XML-Daten. Das BMF nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als geeignet, nimmt aber die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausdrücklich aus. Die Versionsnummer allein beweist noch nicht, dass eine konkrete Datei fehlerfrei und für deinen Anwendungsfall geeignet ist. BMF-FAQ, Fragen 7 und 12a.

Bei ZUGFeRD ist der strukturierte Teil maßgeblich, wenn sich XML und sichtbares PDF in Rechnungsangaben widersprechen. Prüfe deshalb auch die XML-Daten. Eine Validierung kann technische und inhaltliche Fehler finden, ist aber keine eigene Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Das BMF empfiehlt keinen bestimmten Validator. Für die lesbare Ansicht gibt es unter anderem den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung. Viewer und Validator erfüllen unterschiedliche Aufgaben. BMF-FAQ, Fragen 7 und 12a.

Wer muss ausstellen – und wer nicht?

Der freiberufliche Status, ein Nebengewerbe oder die Rechtsform als Einzelunternehmen schafft für sich genommen keine Ausnahme. Entscheidend sind unter anderem Unternehmerstatus, Empfänger, Art des Umsatzes, Kleinunternehmerregelung und gegebenenfalls der Vorjahresumsatz. Die E-Rechnungsregel des § 14 Abs. 2 UStG betrifft grundsätzlich Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide Beteiligten im Inland ansässig sind. Für Rechnungen an private Endverbraucher gilt diese B2B-Pflicht nicht. § 14 Abs. 2 UStG, BMF-FAQ, Fragen 3 und 4.

Auch bei betroffenen B2B-Leistungen darf eine sonstige Rechnung verwendet werden, wenn der Bruttogesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, es sich um einen Fahrausweis nach § 34 UStDV oder um eine Leistung eines Kleinunternehmers nach § 19 UStG handelt. Für viele nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen besteht schon keine umsatzsteuerliche Rechnungsausstellungspflicht. Das ist keine pauschale Ausnahme für jede Rechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer. BMF-FAQ, Frage 4, § 33 UStDV, § 34a UStDV.

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, dürfen ihre eigenen Umsätze nach § 19 UStG aber dauerhaft mit einer sonstigen Rechnung abrechnen. Bei einem PDF oder einem anderen elektronischen Format brauchst du grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers; sie kann auch stillschweigend durch die gelebte Praxis erfolgen. Wechselt dein Unternehmen zur Regelbesteuerung, prüfe die Ausstellungspflicht ab diesem Zeitpunkt erneut. § 14 Abs. 1 UStG, § 34a UStDV, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Abschn. 14.1 Abs. 6–7.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzliche B2G-Regeln gelten. Die Umsatzsteuerregeln allein entscheiden dort nicht über zulässiges Format und Übermittlungsweg. Bei gewöhnlichen B2B-Rechnungen brauchst du grundsätzlich keine Leitweg-ID; bei Rechnungen an eine Behörde kann sie erforderlich sein. Kläre die konkreten Vorgaben mit dem Auftraggeber. BMF-FAQ, Fragen 4a und 6.

Was geschieht bei einer Rechnung im falschen Format?

Eine pauschale Aussage wie „5.000 Euro Bußgeld pro PDF-Rechnung“ lässt sich aus § 26a UStG nicht ableiten. § 26a Abs. 2 Nr. 1 erfasst die vorsätzliche oder leichtfertige Nichtausstellung oder verspätete Ausstellung einer nach § 14 Abs. 2 Satz 2 geschuldeten Rechnung; Abs. 3 nennt dafür einen Bußgeldrahmen bis 5.000 Euro. Ob ein konkreter Formatverstoß darunter fällt, ist damit nicht pauschal entschieden. Während eine gesetzliche Übergangsregel die sonstige Rechnung erlaubt, ist sie auch für den Vorsteuerabzug eine ordnungsmäßige Rechnung. BMF-FAQ, Frage 2.

Ist eine E-Rechnung bereits vorgeschrieben und wird stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, ist diese dem Grunde nach keine ordnungsmäßige Rechnung für den Vorsteuerabzug. Ein endgültiger Verlust folgt daraus aber nicht automatisch: Das BMF sieht eine Berichtigung durch eine E-Rechnung vor und lässt unter bestimmten Voraussetzungen den Nachweis für den Vorsteuerabzug auch ohne Berichtigung zu. Eine inhaltlich richtige und vollständige sonstige Rechnung wird die Nachweisvoraussetzungen regelmäßig erfüllen. Für die Praxis ist eine zeitnahe Korrektur der verlässlichere Weg. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Abschn. 15.2a Abs. 1, 1a und 7.

Empfang und Aufbewahrung vorbereiten

Empfangsadresse festlegen. Ein normales E-Mail-Postfach reicht für den Empfang. Teile die Adresse deinen Lieferanten mit. Eine Pflicht, die Daten darüber hinaus automatisiert zu verarbeiten, besteht allein wegen der E-Rechnung nicht. BMF-FAQ, Fragen 8, 9 und 12.
Originaldaten aufbewahren. Bewahre zumindest den strukturierten Teil einer empfangenen oder ausgestellten E-Rechnung acht Jahre unversehrt in der ursprünglichen Form auf. Eine ausgedruckte Ansicht ersetzt ihn nicht. Die Aussage „E-Mail-Ablage ist umsatzsteuerlich immer unzulässig“ wäre zu streng: Laut BMF ist allein wegen einer Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems regelmäßig noch kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG gegeben. Weitere Aufzeichnungs- und GoBD-Pflichten sind gesondert zu prüfen. BMF-FAQ, Frage 13, § 14b UStG.
Ausgangsrechnungen planen. Prüfe deinen Umsatz im Vorjahr und den Umsatztyp. Für Leistungen 2027 entscheidet die 800.000-Euro-Grenze anhand des Umsatzes 2026. Wähle ein Tool, das ein für dich passendes Format erzeugt und die Pflichtangaben im strukturierten Teil ausgibt. Teste echte Anwendungsfälle und vergleiche bei hybriden Rechnungen XML und PDF. BMF-FAQ, Fragen 7, 7a und 11.

SaaS Rebels im Produktvergleich: Der Free-Plan umfasst PDF-Rechnungen. Laut aktueller Preisübersicht gehören XRechnung und ZUGFeRD zu Rebel Pro; im Rebel-Plan sind sie nicht enthalten. Ein einfacher PDF-Export ist nach Ablauf der für dich geltenden Übergangsfrist keine E-Rechnung für verpflichtende inländische B2B-Umsätze. Prüfe deshalb den benötigten Plan und die Eignung für deinen konkreten Rechnungstyp, bevor du ihn produktiv einsetzt.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein, für deine nach § 19 UStG steuerfreien Leistungen erlaubt § 34a UStDV weiterhin eine sonstige Rechnung. E-Rechnungen empfangen können musst du trotzdem. Für ein PDF ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich. BMF-FAQ, Fragen 4 und 12.

Muss ich 2027 E-Rechnungen ausstellen, wenn ich genau 800.000 Euro Umsatz hatte?

Für die Übergangsregel zählt der Umsatz im Vorjahr. Betrug er nicht mehr als 800.000 Euro, darfst du für Leistungen 2027 noch eine sonstige Rechnung ausstellen: Papier oder mit Zustimmung des Empfängers beispielsweise PDF. Bei mehr als 800.000 Euro greift für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich die E-Rechnungspflicht. § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG, BMF-FAQ, Frage 11.

Reicht ein PDF mit eingebettetem XML?

Nur wenn die strukturierten Daten die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Ein geeignetes ZUGFeRD-Profil ab Version 2.0.1 kann eine E-Rechnung sein; ein normales PDF oder ein ZUGFeRD-Dokument mit Profil MINIMUM oder BASIC-WL nicht. Auch andere normkonforme oder vereinbarte interoperable Formate sind möglich. BMF-FAQ, Frage 7.

Ist bei einer falschen PDF-Rechnung der Vorsteuerabzug sofort verloren?

Während einer einschlägigen Übergangsregel ist die sonstige Rechnung weiterhin ordnungsmäßig. Besteht bereits E-Rechnungspflicht, sieht die Finanzverwaltung Möglichkeiten zur Berichtigung und unter Voraussetzungen zum Nachweis auch ohne Berichtigung vor. Kläre den Einzelfall bei strittigem Vorsteuerabzug steuerlich. BMF-FAQ, Frage 2, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.