Wave-Alternative und DSGVO: Datenstandorte und Transfers prüfen
Wave verarbeitet Daten in Kanada und den USA. Was Selbstständige bei Datenstandort, Drittlandtransfer und einer deutschen Rechnungsalternative prüfen sollten.
Für ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland ist Wave derzeit keine regulär verfügbare neue Rechnungssoftware. Wave erlaubt neue Accounts nur für Unternehmen in den USA und Kanada. Bestehende Accounts außerhalb dieser Länder können laut Wave weiterhin Rechnungen als PDF oder Link erstellen, aber nicht mehr direkt über Wave versenden. Wer wechseln muss, sollte neben deutschen Rechnungspflichten auch die Datenverarbeitung in Kanada und den USA prüfen.
Wave für deutsche Unternehmen: Bestandskonto statt Neueinstieg
Wave konzentriert Produkt und Support seit 2020 auf die USA und Kanada. Bestehende Konten außerhalb dieser Länder können weiter bestehen und Dokumente erzeugen; Wave weist aber darauf hin, dass sich der Zugang künftig ändern kann. Für neue deutsche Unternehmen ist die Frage nach Starter oder Pro deshalb zweitrangig.
Für berechtigte Unternehmen in den USA und Kanada bietet Wave laut aktueller Preisseite weiterhin einen kostenlosen Starter-Plan und einen kostenpflichtigen Pro-Plan. Starter erlaubt Rechnungen und optional Onlinezahlungen gegen Transaktionsgebühren; automatische Bankimporte und weitere Automatisierung gehören zum Pro-Plan. Preise, Add-ons und Zahlungsbedingungen können sich ändern.
Wenn du ein Wave-Bestandskonto außerhalb der USA oder Kanadas hast, prüfe zuerst, welche Export- und Versandwege in deinem Konto tatsächlich verfügbar sind.
Kanada, USA, Konzernstruktur: Wo liegen deine Daten wirklich?
Wave hat seinen Hauptsitz in Toronto. Für kommerzielle Organisationen in Kanada gilt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Laut Waves Datenschutzerklärung werden die Dienste jedoch auf Servern in Kanada und den USA betrieben. Für die Prüfung reicht deshalb ein Blick auf den kanadischen Firmensitz nicht aus.
Wave gehört seit 2019 zum US-Konzern H&R Block Inc.. Für Kundendaten sind vor allem die tatsächlichen Verarbeitungsorte, Empfänger und Transfergrundlagen wichtig: Wave nennt ausdrücklich Kanada und die USA sowie Dienstleister in beiden Ländern.
Für dich als Selbstständige bedeutet das: Prüfe nicht nur die Adresse des Anbieters, sondern auch dessen Datenschutzhinweise und die Unterauftragsverarbeiter.
Datenschutz bei internationalen Transfers
Für personenbezogene Kundendaten kommt es auf die Rolle von Wave als möglichem Auftragsverarbeiter, die Vereinbarungen und die konkreten Transfers an. Der Europäische Datenschutzausschuss erklärt, dass für Empfänger in einem Land mit Angemessenheitsbeschluss keine zusätzlichen Transfergarantien nach Art. 46 DSGVO nötig sind. Für andere Transfers müssen passende Grundlagen und gegebenenfalls zusätzliche Schutzmaßnahmen geprüft werden. Ein Transfer Impact Assessment ist nicht pauschal für jede Nutzung eines US-Dienstes vorgeschrieben.
§ 14 UStG: Das Pflichtangaben-Problem
Eine Rechnung in Deutschland muss nach § 14 UStG konkrete Angaben enthalten:
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum
- Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung
- Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag
- Bei Kleinunternehmerregelung: Hinweis auf § 19 UStG
Wave kennt diese Anforderungen nicht. Die Software ist für den nordamerikanischen Markt gebaut — dort gelten andere Regeln. Du musst jede Wave-Rechnung manuell prüfen, ob wirklich alle Pflichtangaben korrekt sind.
Wenn etwas fehlt, kann das teuer werden: Bei formfehlerhaften Rechnungen kann dein Kunde den Vorsteuerabzug verlieren — und dich anschließend anrufen. Bei falschem Steuerausweis greift § 14c UStG: Du schuldest die ausgewiesene Steuer, auch wenn sie gar nicht hätte ausgewiesen werden dürfen.
Was Wave wirklich bietet
Die folgende Tarifübersicht betrifft Unternehmen, für die Wave verfügbar ist — laut Anbieter die USA und Kanada. Für deutsche Bestandskonten können Funktionen abweichen.
| Feature | Wave Starter | Wave Pro |
|---|---|---|
| Rechnungen | Ja (englisch) | Ja (englisch) |
| Bank-Feed automatisch | Nein | Ja, sofern die Bank verbunden werden kann |
| Onlinezahlungen | Optional, mit Transaktionsgebühren | Optional, mit Transaktionsgebühren |
| Buchhaltung | Ja (manuell, US-Standard) | Ja |
| Belegerfassung | Als Add-on | Ja |
| Zeiterfassung | Nein | Nein |
| CRM | Nein | Nein |
| Deutsche Pflichtangaben | Manuell | Manuell |
| Oberfläche | Englisch | Englisch |
| Unternehmenssitz | Kanada (H&R Block US) | Kanada (H&R Block US) |
Datenstandorte bei SaaS Rebels
Die Datenschutzerklärung von SaaS Rebels nennt die konkreten Standorte und Dienstleister:
- Plattform-Hosting: Hetzner-Server in Deutschland
- Datenbank: Supabase, EU-Region Frankfurt
- Authentifizierung: Auth0, EU-Region Frankfurt
- Unternehmenssitz: Deutschland, damit deutschem Recht unterworfen
- Weitere Dienstleister: unter anderem SendGrid/Twilio und Stripe; mögliche Drittlandübermittlungen sind dokumentiert
- AVV: Auftragsverarbeitungsvertrag für die Verarbeitung im Auftrag
Der Frankfurter Datenbankstandort ersetzt keine Prüfung der übrigen Verarbeitung. Er beschreibt, wo die Tool-Daten regulär gespeichert werden; Anmeldung, E-Mail und Zahlungsabwicklung können weitere Empfänger einbeziehen.
Feature-Vergleich im Alltag
Wave Starter ist für neue Unternehmen in Deutschland nicht verfügbar. Die Funktionsspalte beschreibt den Tarif für die von Wave unterstützten Länder.
| Kriterium | Wave Starter (USA/Kanada) | SaaS Rebels Rebel |
|---|---|---|
| Neues Konto für deutsches Unternehmen | Nein | Ja |
| Rechnungen | Englisch | Deutsch |
| § 14 UStG automatisch | Nein | Ja |
| Kleinunternehmer-Hinweis | Manuell | Automatisch |
| Zeiterfassung | Nein | Ja |
| CRM | Nein | Ja |
| Aufgaben | Nein | Ja |
| Budget | Nein | Ja |
| Notizen | Nein | Ja |
| Buchhaltung | Ja (US-Standard) | Bewusst nicht inkl. |
| Oberfläche | Englisch | Deutsch |
| Hosting / Datenbank | Kanada und USA laut Wave | Hetzner Deutschland / Supabase Frankfurt |
| Unternehmenssitz | Kanada (H&R Block US) | Deutschland |
| Preis | Kostenlos für berechtigte Unternehmen | Aktueller Rebel-Preis |
Was für deutsche Wave-Bestandskonten zählt
Wenn du bereits ein Wave-Konto für ein Unternehmen außerhalb der USA und Kanadas hast, nennt Wave diese Einschränkungen:
- Der Account kann aktiv bleiben, doch Wave garantiert keinen dauerhaften Zugang außerhalb der unterstützten Länder.
- Rechnungen und andere Dokumente lassen sich weiterhin erstellen und als PDF oder Link versenden; direkter Versand und Erinnerungen über Wave stehen nicht mehr zur Verfügung.
- Für deutsche Rechnungen müssen Pflichtangaben und Aufbewahrung weiterhin zu deinem konkreten Fall passen.
- Für Kundendaten solltest du Verarbeitungsorte, Empfänger und Transfergrundlagen dokumentieren.
Wechsel von einem Wave-Bestandskonto
Prüfe zuerst, welche Daten und Belege du aus deinem Konto exportieren kannst. Für neue Rechnungen kannst du dann so vorgehen:
- Kundendaten exportieren aus Wave (CSV oder PDF)
- Kunden anlegen in SaaS Rebels — einmalig, danach wiederverwendbar
- Rechnungseinstellungen konfigurieren: Steuernummer, Bankdaten, Logo, Fußzeile
- Erste Rechnung erstellen — sofort mit allen Pflichtangaben, auf Deutsch
Bewahre historische Wave-Rechnungen und gegebenenfalls die zugehörigen Buchhaltungsdaten entsprechend deinen Aufbewahrungspflichten auf. SaaS Rebels übernimmt keinen Wave-Buchungsbestand automatisch.
Für wen ist der Wechsel sinnvoll?
Wechsle zu SaaS Rebels, wenn du:
- Deutsche oder EU-Kunden hast
- Einen dokumentierten Datenbankstandort und transparente Angaben zu Dienstleistern suchst
- Deutsche Rechnungen nach § 14 UStG brauchst
- Zeiterfassung, CRM, Aufgaben oder Budget zusätzlich nutzen willst
- Eine für deutsche Unternehmen verfügbare Rechnungsplattform mit deutscher Oberfläche suchst
Bleib bei Wave, wenn du:
- Ein Unternehmen mit Sitz in den USA oder Kanada führst oder ein bestehendes Konto mit seinen Einschränkungen weiter nutzen kannst
- Englisch im Business sowieso Standard ist
- Die Wave-Funktionen in deinem Konto für deinen Workflow ausreichen
TL;DR
Wave bietet neue Konten nur für Unternehmen in den USA und Kanada an. Deutsche Bestandskonten können Dokumente weiterhin erzeugen und als PDF oder Link versenden, aber nicht mehr direkt über Wave. Waves Datenschutzerklärung nennt Hosting und Dienstleister in Kanada und den USA. SaaS Rebels bietet eine für deutsche Unternehmen verfügbare Rechnungsplattform, Hosting in Deutschland und die Datenbankregion Frankfurt; weitere Dienstleister stehen in der Datenschutzerklärung.
FAQ
Ist Wave in Deutschland DSGVO-konform nutzbar?
Das lässt sich nicht allein am Firmensitz beantworten. Die EU erkennt Kanada für kommerzielle Organisationen als angemessen an; Wave nennt zugleich Hosting und Dienstleister in den USA. Wenn du personenbezogene Kundendaten verarbeitest, prüfe Waves Vertragsunterlagen, die beteiligten Empfänger und die Transfergrundlage für die USA. Waves Datenschutzerklärung ist dafür der Ausgangspunkt.
Kann ein deutsches Unternehmen Wave neu nutzen?
Laut Wave-Hilfe können nur Unternehmen in den USA und Kanada neue Konten anlegen. Bestehende Konten außerhalb dieser Länder können weiterbestehen, aber direkter Rechnungsversand und Erinnerungen über Wave sind eingeschränkt. PDF- und Link-Versand ist laut Wave weiter möglich.
Erfüllen Wave-Rechnungen § 14 UStG?
Nein, nicht automatisch. Wave ist für den nordamerikanischen Markt gebaut. Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, korrekter Steuerausweis und der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG musst du manuell hinterlegen oder in jeder Rechnung ergänzen.
Was ist der Unterschied zwischen EU-Server und EU-Anbieter?
Ein EU-Serverstandort sagt, wo bestimmte Daten gespeichert werden. Er garantiert weder eine ausschließlich europäische Verarbeitung noch automatisch DSGVO-Konformität. Prüfe zusätzlich, welche Dienstleister Zugriff haben und ob Daten etwa für Support, E-Mail oder Zahlungen in Drittländer übermittelt werden.
Welche Daten speichert Wave konkret?
Wave speichert Kundendaten (Name, Anschrift, Steuernummer), deine Rechnungsbeträge, Zahlungseingänge, Banktransaktionen und deine eigenen Geschäftskontaktdaten. Alles davon sind personenbezogene oder geschäftsrelevante Daten im Sinne der DSGVO und damit relevant für die Prüfung eines Datentransfers.
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