Rechnungen 2026 GoBD-konform aufbewahren: Fristen und E-Rechnungen

Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Datenteil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Für die gesamte elektronische Buchführung zählen außerdem Nachvollziehbarkeit, Schutz vor unbemerkten Änderungen, Verfügbarkeit und die im Einzelfall erforderliche maschinelle Auswertbarkeit. Eine Software oder ein Cloud-Speicher macht den Prozess nicht allein durch seinen Namen „GoBD-konform“. Die Grundlagen stehen in § 14b UStG, § 147 AO und den GoBD im AO-Handbuch 2026 (zuletzt geändert am 14.07.2025).

Das Wichtigste auf einen Blick

Frage	Kurze Antwort
Wie lange Rechnungen aufbewahren?	Acht Jahre nach § 14b Abs. 1 UStG; die Frist beginnt mit dem Schluss des Ausstellungsjahres.
Was gilt für eine XRechnung?	Den strukturierten XML-Datenteil im ursprünglichen Format erhalten; ein PDF-Ausdruck ersetzt ihn nicht.
Muss bei ZUGFeRD das ganze PDF/A-3 erhalten bleiben?	Der strukturierte Teil genügt nach den GoBD grundsätzlich; enthält der lesbare Teil zusätzliche steuerlich wichtige Angaben, muss auch dieser erhalten bleiben.
Reicht Google Drive oder ein anderer Dateispeicher?	Der Speicherort allein entscheidet nicht. Entscheidend ist, ob der gesamte Prozess die jeweils geltenden Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten erfüllt.
Führt eine fehlende Verfahrensdokumentation automatisch zur Schätzung?	Nein. Nach GoBD-Randziffer 155 kommt es darauf an, ob Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt sind.

Für wen gelten die Aufbewahrungsregeln?

Die Rechnungspflicht aus § 14b Abs. 1 UStG richtet sich an Unternehmer. Wer Aufzeichnungen und Unterlagen nach Steuer- oder Handelsrecht aufbewahren muss, hat die entsprechenden Regeln der AO und GoBD zu beachten. Kleinunternehmer und EÜR-Ersteller sind nicht pauschal ausgenommen. Die Anforderungen an die Aufzeichnungen kleiner EÜR-Unternehmen sind laut GoBD, Randziffer 15 aber auch mit Blick auf ihre Größe zu bewerten. Nicht jeder Betrieb braucht deshalb denselben technischen und organisatorischen Aufwand.

Welche Frist gilt 2026 für Rechnungen und andere Unterlagen?

§ 147 Abs. 3 AO unterscheidet zwischen zehn Jahren für bestimmte Bücher und Abschlüsse, acht Jahren für Buchungsbelege und sechs Jahren für die übrigen dort genannten Unterlagen. Für ein- und ausgehende Rechnungen nennt § 14b Abs. 1 UStG ebenfalls acht Jahre. Ein Kontoauszug oder eine E-Mail lässt sich nicht allein nach dem Dateityp einordnen: Entscheidend ist, ob sie im konkreten Fall etwa Buchungsbeleg oder Handels- beziehungsweise Geschäftsbrief sind.

Bei Rechnungen beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Eine 2025 ausgestellte Rechnung ist nach der regulären Achtjahresfrist bis Ende 2033 aufzubewahren. Ob sie danach gelöscht werden darf, muss im Einzelfall geprüft werden: Nach § 147 Abs. 3 AO endet eine Aufbewahrungsfrist nicht, solange die Unterlage noch für Steuern mit offener Festsetzungsfrist von Bedeutung ist.

Für Selbstständige gilt die Verkürzung von zehn auf acht Jahre seit 2025 im Regelfall auch für ältere Buchungsbelege, deren frühere Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Bereits abgelaufene Fristen werden dadurch nicht rückwirkend neu berechnet. Für bestimmte Kredit-, Versicherungs- und Wertpapierinstitute gelten besondere Übergangsregeln. Die Vorschriften stehen in Art. 97 § 19a Abs. 2 und 3 EGAO und für Rechnungen in § 27 Abs. 40 UStG. Prüfe ältere Jahrgänge anhand des konkreten Belegs, seiner Entstehung und etwaiger noch offener Steuerverfahren, statt pauschal acht Jahre vom Rechnungsdatum abzuziehen.

E-Rechnungen: Was muss im Original erhalten bleiben?

Für E-Rechnungen gilt: Der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Das stellt das BMF in seinen FAQ zur E-Rechnung, Frage 13 klar. Ein Ausdruck oder Screenshot allein erhält die maschinenlesbaren Rechnungsdaten nicht.

XRechnung

Bei der XRechnung ist der strukturierte XML-Datensatz maßgeblich. Bewahre ihn in dem Format auf, in dem er empfangen wurde; ein zusätzliches Ansichts-PDF kann beim Lesen helfen, ersetzt die XML-Daten aber nicht. Die GoBD behandeln das Ursprungsformat empfangener elektronischer Buchungsbelege in den Randziffern 131 und 132.

ZUGFeRD und andere hybride Formate

Bei einer hybriden E-Rechnung wie ZUGFeRD enthält die Datei strukturierte Daten und eine lesbare Ansicht. Seit der GoBD-Änderung vom 14.07.2025 genügt grundsätzlich die Aufbewahrung des strukturierten Teils. Enthält die Ansicht zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante Informationen, etwa Buchungsvermerke, muss auch dieser Teil erhalten bleiben. Prüfe das vor einer Trennung der Dateiteile. Mehr zu den Formaten: ZUGFeRD vs. XRechnung.

Ausgangsrechnungen aus einem Fakturierungsprogramm

Nicht für jede Ausgangsrechnung muss eine separate Bild- oder PDF-Kopie gespeichert werden. Die GoBD lassen das bei einem Fakturierungsprogramm nur unter den Voraussetzungen der Randziffer 76 zu: Auf Anforderung muss jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugt werden können. Dazu müssen unter anderem Stammdaten, verwendete AGB und das Originallayout historisiert sowie die Fakturierungsdaten unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Das ist keine allgemeine Erlaubnis, Rechnungsdaten zu löschen. Quelle: GoBD im AO-Handbuch 2026, Randziffer 76.

Ist ein Cloud-Ordner als Rechnungsarchiv zulässig?

Ein pauschales „Google Drive ist verboten“ lässt sich aus den GoBD nicht ableiten. Umgekehrt beweist das bloße Hochladen in einen Cloud-Ordner noch keine ordnungsgemäße Aufbewahrung. Die GoBD, Randziffern 103 bis 113 nennen Schutz vor Verlust und unberechtigter Änderung sowie die Kenntlichmachung von Änderungen. Das kann technisch oder organisatorisch umgesetzt werden. Für E-Rechnungen stellt das BMF zudem klar, dass die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems allein regelmäßig keinen Verstoß gegen § 14b UStG begründet (FAQ, Frage 13).

Prüfe deshalb deinen gesamten Ablauf:

Bleibt der relevante Originalinhalt erhalten, insbesondere der strukturierte Teil einer E-Rechnung?
Sind spätere Änderungen und Löschungen erkennbar oder wirksam verhindert?
Findest und liest du Belege während der ganzen Frist wieder, auch nach einem Anbieterwechsel?
Sind Zugriffe, Sicherung, Wiederherstellung und die im Einzelfall nötige Datenübergabe geregelt?
Beschreibt deine Verfahrensdokumentation, wie diese Schritte tatsächlich ablaufen?

Auch der Aufbewahrungsort zählt: Für elektronisch im übrigen Gemeinschaftsgebiet gespeicherte Rechnungen verlangt § 14b Abs. 2 UStG unter anderem vollständigen Online-Zugriff und eine Mitteilung des Aufbewahrungsorts an das Finanzamt. Für eine Speicherung außerhalb des Gemeinschaftsgebiets verweist § 14b Abs. 5 UStG auf § 146 Abs. 2b AO.

Ein Anbieterzertifikat ist dafür kein amtlicher Freibrief: Nach GoBD, Randziffern 179 bis 181 erteilt die Finanzverwaltung kein Positivtestat für ein Buchführungssystem; Testate Dritter binden sie nicht. Prüfe daher konkrete Funktionen und deinen eigenen Prozess, bevor du eine Software als Archiv einsetzt.

Papierbelege scannen und das Original vernichten

Bei bildlicher Erfassung muss der elektronische Beleg lesbar sein und mit dem Papieroriginal bildlich übereinstimmen. Die GoBD schreiben keine allgemeine Mindestauflösung von 300 dpi vor; sie lassen unterschiedliche Geräte einschließlich Smartphones zu. Farbe ist erforderlich, wenn sie Beweisfunktion hat. Dokumentiere, wer wann was erfasst und wie Lesbarkeit und Vollständigkeit kontrolliert werden. Nach dem Scannen dürfen Papierbelege grundsätzlich vernichtet werden, soweit keine steuerliche oder außersteuerliche Vorschrift das Original verlangt. Diese Regeln stehen in den GoBD, Randziffern 130 sowie 136 bis 140.

Was gehört in die Verfahrensdokumentation?

Die Dokumentation soll den tatsächlichen Weg der Belege zeigen: Eingang oder Erstellung, Verarbeitung, Speicherung, Wiederfinden, Schutz vor Verlust und Veränderung sowie Bereitstellung für eine Prüfung. Nach GoBD, Randziffern 152 bis 154 besteht sie in der Regel aus allgemeiner Beschreibung, Anwender-, technischer System- und Betriebsdokumentation. Ihr Umfang hängt vom Verfahren ab; eine feste Seitenzahl gibt das BMF nicht vor. Änderungen an der Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein.

Eine fehlende oder ungenügende Dokumentation führt nicht automatisch zum Verwerfen der Buchführung: Laut GoBD, Randziffer 155 liegt kein formeller Mangel von entsprechendem Gewicht vor, soweit Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit dadurch nicht beeinträchtigt sind. Eine Schätzung nach § 162 AO setzt voraus, dass die Besteuerungsgrundlagen nicht ermittelt oder berechnet werden können beziehungsweise die dort genannten weiteren Voraussetzungen vorliegen. Prüfe Mängel und ihre Folgen daher anhand des konkreten Falls.

FAQ

Wie lange muss ich eine Rechnung aus 2025 aufbewahren?

Nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre ab dem Schluss des Ausstellungsjahres, regulär also bis zum 31.12.2033. Vor einer Löschung sind andere fortbestehende Aufbewahrungsgründe zu prüfen.

Reicht für eine XRechnung ein PDF-Ausdruck?

Nein. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck kann die XML-Daten nicht ersetzen (BMF-FAQ, Frage 13).

Muss ich bei ZUGFeRD immer das komplette PDF/A-3 speichern?

Nach den aktuellen GoBD, Randziffern 119 und 131 genügt grundsätzlich der strukturierte Teil. Zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante Angaben im lesbaren Teil müssen ebenfalls erhalten bleiben.

Kann ich Rechnungen in Google Drive aufbewahren?

Das lässt sich nicht pauschal mit Ja oder Nein beantworten. Prüfe, ob dein konkreter Ablauf Originaldaten, Änderungsschutz, Verfügbarkeit, Wiederauffindbarkeit und die weiteren anwendbaren Pflichten erfüllt. Ein Cloud-Ordner allein belegt das nicht; der Speicherort allein macht ihn aber auch nicht unzulässig (GoBD, Randziffern 103 bis 113; BMF-FAQ, Frage 13).